Effektive Meetings: Effektivere Meetings mit Shuttle-Diplomatie

Viele Product Owner:innen kennen diese Situation: In einem Meeting mit Stakeholder:innen diskutiert ihr hitzig, aber ihr kommt zu keinem Ergebnis. Effiziente Meetings sind das Ziel, aber jeder bleibt bei seinem Standpunkt und keiner möchte sich großartig davon entfernen. In dieser Situation kann dir die Shuttle-Diplomatie zur Vermittlung helfen!

Was ist Shuttle-Diplomatie?

Wie die Bezeichnung erahnen lässt, stammt dieses Modell aus der Diplomatie. Der Grundgedanke ist, dass Mediator:innen zwischen zwei oder mehr streitenden Parteien vermitteln, indem sie im Voraus die Standpunkte der Parteien kennenlernen. Dafür treffen sich diese „Schlichter:innen“ mit den Parteien einzeln und befragen die Streitenden zu ihren Positionen. Es findet erst ein Meeting mit allen statt, wenn die Vermittler:innen beide Standpunkte ausreichend verstanden haben und im Vorfeld schon eine mögliche Lösung mit allen Parteien abgestimmt haben. Dabei werden klare Meeting-Regeln aufgestellt, um die Effizienz und Struktur der Besprechungen zu gewährleisten.

Als Product Owner:in kann dir dieses System in vielen Situationen helfen – da es auch oft deine Aufgabe ist, zu vermitteln.

Was bringt dir Shuttle-Diplomatie?

Die Shuttle-Diplomatie hat mehrere Vorteile für dich als Product Owner:in. Um es übersichtlich zu halten, findest du hier die vier wichtigsten Punkte:

1. Du sparst Nerven und Arbeitszeit, indem du Meetings mit schmerzhaften Diskussionen reduzierst.
2. Du findest eine Lösung, wenn sich in Meetings immer dieselben Personen um ähnliche Themen streiten.
3. Du intervenierst bereits vor unangenehmen Situationen und musst selbst nicht aktiv stundenlang mitdiskutieren.
4. Meetings werden automatisch lösungsorientierter.

Wie funktioniert Shuttle-Diplomatie?

Das Prinzip ist relativ einfach: Die Interessen der Parteien werden durch separate Treffen, mit dir als Vermittler:in durchleuchtet. Dies geschieht vor dem eigentlichen Meeting. In dem versucht ihr dann, eine Einigung zu finden. Den Gründen und Erklärungen für die Standpunkte beider Seiten gibst du im Voraus reichlich Raum und findest bilateral Lösungen, die für alle Parteien funktionieren. Dabei ist es wichtig, greifbare Ergebnisse zu erzielen, die für alle Parteien akzeptabel sind.

Ziele und Ergebnisse der Shuttle Diplomatie:

• Leichtigkeit im eigentlichen Meeting
• Zielführende Kommunikation
• Fokus auf Kompromissfindung und Einigung
• Verbesserung der Meeting-Kultur

In welchen Situationen und Meetings kannst du Shuttle-Diplomatie anwenden?

Grundsätzlich ist Shuttle-Diplomatie immer dann hilfreich, wenn es um ein größeres Meeting zwischen mehreren Parteien mit verschiedenen Interessen geht. Gute Beispiele sind:

• beim Roadmapping
• bei der Planung für den Einsatz neuer Methoden
• bei Meetings, in denen sich einzelne Bereiche aus deinem Produktteam bei der Planung nicht einig werden. Gute Beispiele sind Besprechungen wie Roadmapping, Planung für den Einsatz neuer Methoden und Meetings, in denen sich einzelne Bereiche aus deinem Produktteam bei der Planung nicht einig werden.

Warum funktioniert dieses System? Tipps und Tricks

Die Shuttle-Diplomatie funktioniert, weil die verschiedenen Teilnehmer sich bereits vor dem Meeting dazu entscheiden, ihre Interessen den Mediator:innen preiszugeben und sich auf eine Lösung einlassen. Dadurch fällt das eigentliche Meeting weniger hitzig aus und ihr diskutiert idealerweise über eine Lösung, die du vor dem Termin schon mit allen Parteien abgestimmt hast. Im Meeting selber liegt der Fokus darauf, die vorher entschiedene Lösung nur noch durch alle Parteien gemeinsam zu bestätigen.

Im Kern bringst du als Vermittler:in beide Parteien auf eine Linie, bevor sie in einem Meeting aufeinandertreffen.

Fazit

• Mit Shuttle-Diplomatie beugst du langwierigen Zeitfresser-Meetings ohne Einigung schon im Voraus vor.
• Spare allen Beteiligten Zeit und Nerven, indem du streitenden Parteien vor einem wichtigen Meeting Raum gibst, ihre Argumente dir als Vermittler:in dazulegen.

Was sind deine Erfahrungen mit streitenden Parteien und wie löst ihr das in eurem Team?

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