Sprintziel: Warum erreichen wir unsere Sprintziele nie?

Symptome für nicht erreichte Sprintziele

Typischerweise gibt es Teams, die viele Dinge, die eigentlich erledigt sein sollten, am Ende des Sprints erst angefangen haben. Das Stadium einzelner Projekte oder Aufgaben passt somit nicht zum vereinbarten Ziel des gesamten Sprints. Das Sprint Backlog spielt hier eine wichtige Rolle, da es nicht nur eine einfache Liste ist, sondern einen Plan darstellt, der dem Entwicklungsteam erlaubt, flexibel auf unerwartete Ereignisse zu reagieren und Prioritäten basierend auf dem Sprint-Ziel zu setzen.

Andere Teams sind in einer Schleife gefangen, in der sie das gesamte Sprintziel etwa nur zu 80 % erreichen – nicht zu 100 %. Beide Situationen sind auf Dauer unbefriedigend für alle Beteiligten. Wenn eines dieser beiden negativen Muster häufiger vorkommt, löst dies Frust im gesamten Team aus und schwächt die Moral aller Teammitglieder.

Commitment ist die Krux

Denken wir noch einmal an das zweite Symptom. Vielleicht denkst du, dass es auf Dauer kein Problem ist, nur 80 % zu erreichen. Zumindest auf den ersten Blick kannst du dich auf diese Quote verlassen. Das Problem hierbei ist nicht die Konstante oder der Workload, der zu 80 % geschafft wird, sondern das Mindset des Teams. Dieses wird auf Dauer von den nicht erreichten Zielen beeinflusst.

In Scrum wird durch das Entwicklungsteam ein Ziel definiert, auf das sich alle Teammitglieder verständigt haben. Dieses Ziel wird während des Sprint Planning festgelegt und spielt eine zentrale Rolle dabei, den Fokus und die Koordination im Team zu fördern. Wenn dein Team dieses Ziel nun dauerhaft nur zu 80 % erreicht, dann erzeugt das jedes Mal eine weiter schrumpfende Verbindlichkeit.

Für die nächste Planung eines neuen Ziels wird sich dann gerne zu viel vorgenommen. Es ist ja nicht so schlimm, wenn ein Ziel nicht erreicht wird. Oder?

In der Tat ist es nicht schlimm, wenn manchmal ein Ziel nicht zu 100 % erreicht wird. Wenn Dinge konstant nicht zu Ende gebracht werden, wird allerdings das Commitment und die gesamte Mentalität des Teams geschwächt.

Gründe für unerreichte Sprintziele in Scrum Teams

1.    Aufgaben und Storys sind zu groß geschnitten

Wenn alle Leute im Team an einer einzelnen Story arbeiten müssen, um das Ziel gerade so zu erreichen, dann ist die Story viel zu groß geschnitten. Eine Daumenregel, um dieses Problem zu lösen, ist es, jede Story nur so groß zu gestalten, dass einzelne Entwickler:innen sie innerhalb eines Sprints schaffen können. Der Scrum Guide betont hierbei die Bedeutung, Aufgaben und Storys so zu definieren, dass sie im Rahmen eines Sprints abgeschlossen werden können.

2.    Dauerhaft zu hoher Workload in den Sprints

Wenn du als Produktmanager:in deinem Entwicklungsteam zu viele Aufgaben in einen Sprint hereindrückst, dann ist es kein Wunder, dass die Ziele am Ende nicht erreicht werden. Das Entwicklungsteam sollte Einfluss auf das Volumen der To-dos und Aufgaben für den Sprint haben. Scrum Trainings spielen eine wichtige Rolle dabei, das Verständnis und die Fähigkeiten des Teams zu verbessern, um den Workload effektiv zu managen. Es sollte einschätzen, ob das von dir verlangte Sprintziel auch erreichbar ist. So steigt auf Dauer auch das Commitment des Teams.

Lösungsansätze

Aufgaben im Sprint Backlog reduzieren und bei Bedarf nachziehen

Wird das Sprintziel auf Dauer nicht erreicht, solltest du das Volumen der Aufgaben reduzieren. Mache dies im Idealfall so lange, bis dein Team die Ziele mehrmals hintereinander erreicht. Selbst wenn deine Entwickler:innen das Ziel früher erreichen, als geplant, können nach dem Motto „Underpromise, overdeliver“ noch Aufgaben nachgezogen werden. Es ist wichtig, das Sprint-Ziel zu erreichen, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Entscheidungen darauf ausrichten und der Fortschritt im Daily Scrum gemessen werden kann.

·       KPI finden

Egal, ob T-Shirt-Größen, Storypoints oder andere Methoden: Finde eine Methode für dich und dein Team, die es ermöglicht, die Velocity besser abzuschätzen. Sprint-Ziele helfen dabei, den Fokus und die Richtung während eines Sprints zu bestimmen und sind daher entscheidend für die Festlegung von KPIs. Eine Größenordnung zu finden, macht alles quantifizierbarer. Du kannst die Daumenregeln besser anwenden und auch die Aufgaben einfacher reduzieren, wenn das Team die Sprintziele nicht erreicht.

Legst du somit eine Zahl als symbolisches Sprintziel fest, gibt das dem Team Sicherheit. Sobald sich diese Zahl einmal eingependelt hat, kannst du einfacher abschätzen, wie viel das Entwicklungsteam in einem Sprint schaffen kann.

Natürlich sind die Entwickler:innen in deinem Team keine Maschinen und es kann immer sein, dass die Zahl für einen Sprint mal nicht erreicht wird. Aber auf konstanter Ebene kann eine vorausgesetzte, zu erreichende Zahl oder Anzahl an Punkten ein großer Gewinn für das gesamte Team sein.

Und jetzt?

Alles schön und gut, aber was tust du jetzt als Produktmanager:in, wenn dein Team die Sprintziele häufiger nicht erreicht? Es ist wichtig, die Bedeutung des Ziels zu verstehen, um die nächsten Schritte klar zu definieren und das Ziel zu erreichen.

• Probier einen unserer Lösungsansätze aus!
• Rede mit deinem Team und höre ihm zu!

Um die Wurzel eurer konkreten Probleme zu adressieren, musst du mit deinem Team sprechen. Vielleicht finden sich noch mehr Gründe, warum ihr die Sprintziele chronisch nicht erreicht.

„Das Team kämpft in der Regel nicht gegen dich.“

Zitat von Sebastian, einem unserer Coaches

Das heißt:

Fürchte dich nicht, mit dem Team zu sprechen. Wenn dir jemand verraten kann, warum bestimmte Dinge nicht funktionieren, dann ist es dein Team. Wenn du wirklich zuhörst und ihr gemeinsam an einer Lösung arbeitet, dann findet sich auch meistens eine Lösung!

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