Scrum Daily Standup: Hilfe, unsere Dailys dauern ewig!

Ein alltägliches Thema im Produktmanagement sind die Daily Scrums. Wenn sie effektiv funktionieren, sind sie ein Gewinn für das ganze Team. Wenn nicht, dann werden sie zu einem der nervigsten Punkte im Alltag. Mit Struktur, guter Leitung und ein paar weiteren Tipps werden deine Dailys zu dem, was sie sein sollen.

Was sind Daily Scrum Meetings überhaupt?

Dailys dienen weder als täglicher Statusreport für Produktmanager:innen, noch sind sie ein Tool für die tägliche Fortschrittskontrolle. Vielmehr sind Dailys eine Chance für alle Teammitglieder, ihre Fortschritte zu teilen und Blocks aus dem Weg zu räumen. Eine klare Definition des Daily Standup Meetings ist, dass es dazu dient, die Teammitglieder zu synchronisieren und Hindernisse frühzeitig zu identifizieren.

Die Intention für ein Daily ist: Gibt es seit gestern oder heute ein Hindernis, welches das Sprintziel des Teams in Gefahr bringen könnte?

In der Theorie benötigt ein Team dafür nicht länger als 15 Minuten.

Warum dauern Dailys häufig so lange? Schafft eine Time Box Abhilfe?

Besonders zwei Punkte führen zu überlangen Daily Standup Meetings: unklare Struktur und abschweifende Diskussionen. Mit guter Leitung und einem abgestimmten Kommunikationsstil kannst du das jedoch vermeiden. Schauen wir uns die Punkte genauer an.

Struktur im Daily

Die Überlänge vieler Dailys ist häufig in der Struktur begründet. Vielleicht wurde das Ziel vorher nicht klar im Team kommuniziert. Weiß das Team selbst nicht genau, wie der Rahmen für das Daily Scrum Meeting aussieht, kann es Themen schwerer filtern. Stelle also klar, was in diese Besprechung gehört und was nicht. Hierzu ist die Struktur ungemein wichtig. Sie sollte klar und deutlich kommuniziert werden.

Das Daily sollte sich nur auf drei Kernfragen fokussieren:

1. Was hast du als Letztes fertiggestellt?
2. Was stellst du als Nächstes fertig?
3. Was hindert dich an der Fertigstellung der nächsten Aufgabe? (Brauchst du noch etwas?)

Das Daily ist eine Chance für alle Teammitglieder. Jede und jeder kann sich aus dem Team holen, was er oder sie braucht, um die eigene nächste Aufgabe zu erledigen.

Abschweifen im Daily

Dadurch, dass Dailys mehr und mehr digital stattfinden, können sie zum einzigen Kontaktpunkt der Teammitglieder werden. Wenn das Team sich also nur im Daily Standup persönlich unterhält, schweifen die Themen gerne ab und ziehen das Daily in die Länge. Ist das der Grund für ineffiziente Dailys, empfiehlt sich eine simple Aufteilung. Halte etwa erst das Daily ab und gib dem Team dann 15 Minuten Zeit zum persönlichen Austausch.

Diskussionen zwischen einzelnen Teammitgliedern können ein extremer Zeitfresser sein. Der fachliche Inhalt im Daily sollte im besprochenen Rahmen bleiben. Verschiebe also bei Bedarf die Diskussionen zwischen einzelnen Teilnehmer:innen auf später.

Leitung des Dailys

Im besten Falle benötigt das Daily Scrum Meeting keine besondere Leitung. Je nachdem, wie effektiv das Daily schon funktioniert, kann ein Scrum Master die Leitung übernehmen. Die Aufgabe, auf die Einhaltung der Daily-Regeln zu achten, kann aber auch im Team rotieren. So kann für jeden Sprint eine neue „Scrum Nanny“ diese Aufgabe übernehmen. So wird verhindert, dass die Dailys nur zu einer Kontrolle des Fortschritts mutieren.

Situationsgerechte Kommunikation im Team

Thomas vergleicht die Art der Kommunikation im Daily mit der schnellen Besprechung in der Halbzeitpause bei einem Mannschaftssport: Schnelle Zuteilung von Aufgaben. Effektiver Austausch von erledigten Dingen und To-dos, um den Fortschritt zu überprüfen.

In genau 15 Minuten besprichst du mit deinem Team, was für die nächste Etappe benötigt wird. Es geht darum, wie die wirklich akuten Probleme gelöst werden.

3 Tipps, damit deine Dailys noch effektiver werden:

Beachte zusätzlich die folgenden drei Tipps für effektivere Daily Standups:

1. Codewort

Ein Codewort hilft, um Abschweifungen zu unterbrechen. Das Wort darf jedes Teammitglied sagen, um andere Teilnehmer:innen zu unterbrechen, wenn sie vom eigentlichen Daily-Inhalt abschweifen.

1. Board aufschlagen

Vielen Teams hilft es, das digitale oder analoge Board während des Dailys aufzuschlagen. Damit fällt es den Mitgliedern leichter, sich an den aktuellen Aufgaben entlangzuarbeiten.

1. Themen vorher sammeln

Postet Hindernisse oder kritische Themen vorher in einen Daily-Chat. Das verschafft allen sofort einen Überblick. Vielleicht kann das Problem so auch schon vor dem Daily gelöst werden.

Fazit

Team-Mitglieder spielen eine zentrale Rolle bei der Gestaltung der Dailys. Es gibt viele Tipps und Tricks für eine effektivere Gestaltung der Dailys. In der Praxis kann das Daily aber trotz Überlänge ein Anker für das Team sein. Wenn der Austausch im Daily dazu beiträgt, dass das gesamte Team besser arbeitet und performt, dann ist das gut so. Mit diesem Outcome darf das Daily auch gerne ein paar Minuten überzogen werden.

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